Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti posameznike, uporabnike storitev, sodelavce, zaposlene in druge osebe (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo z Varstveno delovnim centrom Kranj (v nadaljevanju: »VDC Kranj«) o namenih, pravnih podlagah, varnostnih ukrepih in pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih VDC Kranj izvaja.

Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.

Osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: »Splošna uredba«)), veljavno slovensko zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Politika varstva osebnih podatkov vsebuje informacije, na kakšen način VDC Kranj kot upravljavec obdeluje osebne podatke, ki jih prejme od posameznika na osnovi veljavnih pravnih podlag.

1. Upravljavec

Upravljavec osebnih podatkov je:

VARSTVENO DELOVNI CENTER KRANJ
Kidričeva cesta 51
4000 Kranj
e-pošta: tajnistvo@vdc-kranj.com
telefon: +386 (0) 4 280 55 10

2. Pooblaščena oseba

V skladu z določilom člena 37 Splošne uredbe smo za pooblaščeno osebo za varstvo podatkov imenovali družbo:

DATAINFO.SI, d.o.o.
Tržaška cesta 37c, SI-2000 Maribor
www.datainfo.si
e-pošta: dpo@datainfo.si
telefon: +386 (0) 2 620 4 300

3. Osebni podatki

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

4. Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov

VDC Kranj zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

  • obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
  • obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
  • obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
  • posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
  • obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

4.1. Izpolnitev zakonske obveznosti

Na osnovi zakonskih določil VDC Kranj obdeluje podatke o svojih zaposlenih, kar mu omogoča delovnopravna in socialnovarstvena zakonodaja. VDC Kranj na podlagi zakonske obveznosti za namene zaposlovanja obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum rojstva, EMŠO, davčno številko, kraj, občino in državo rojstva, državljanstvo, prebivališče ipd.

VDC Kranj na podlagi zakonske obveznosti za namene zagotavljanja socialno varstvenih storitev obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov uporabnikov: ime in priimek, EMŠO, davčna številka, TRR račun, številka zdravstvenega zavarovanja, zakonski stan, status izobrazba, poklic, naslov stalnega bivališča, naslov začasnega bivališča, telefonska številka, elektronski naslov, kontaktna oseba, skrbnik/zakoniti zastopnik (ime in priimek, telefonska številka, elektronski naslov, naslov bivališča), diagnoza, terapija, socialna anamneza, načrt zdravstvene nege in druge podatke na osnovi socialno-varstvene zakonodaje.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov posameznikov je: Zakon o socialnem varstvu (ZSV), Zakon o starševskem varstvu in družinskih prejemkih (ZSDP-1), Zakon o socialnem vključevanju invalidov (ZSVI), Zakon o usmerjanju otrok s posebnimi potrebami (ZUOPP-1), Zakon o pacientovih pravicah (ZPacP), Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1), Zakon o skupnih temeljih sistema plač v javnem sektorju, Zakon o javnih uslužbencih (ZJU-1), Zakon o varstvu pred naravnimi in drugimi nesrečami, Zakon o pacientovih pravicah in pripadajoči podzakonski akti, ki natančneje opredeljujejo obdelavo osebnih podatkov. V omejenih primerih je dopustna obdelava osebnih podatkov tudi na osnovi javnega interesa.

4.2. Izvajanje pogodbe

V primeru, ko posameznik z VDC Kranj sklene določeno pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Osebne podatke smemo tako obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe, kot je npr. pogodba o izvajanju storitev, sodelovanje v različnih programih, izvedba izobraževanj, ipd. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, VDC Kranj ne more skleniti pogodbe, prav tako ne more izvesti storitve oziroma dostaviti blaga ali drugih produktov v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. VDC Kranj lahko na podlagi opravljanja zakonite dejavnosti posameznike in uporabnike njegovih storitev na njihov elektronski naslov obvešča o svojih o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na tajnistvo@vdc-kranj.com ali z redno pošto na naslov VDC Kranj.

4.3. Zakoniti interes

Uveljavljanje pravne podlage zakonitega interesa je omejena za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Vseeno pa lahko VDC Kranj osebne podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si prizadeva v omejenem obsegu. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa VDC Kranj vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo.

Tako lahko posameznike občasno obveščamo o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah preko elektronske pošte, preko telefonskih klicev in po navadni pošti. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na tajnistvo@vdc-kranj.com ali z redno pošto na naslov VDC Kranj.

4.4. Obdelava na podlagi privolitve oz. soglasja

V kolikor VDC Kranj nima pravne podlage izkazane na osnovi zakona, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev oz. soglasje. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:

  • naslov prebivališča in naslov elektronske pošte za namene obveščanja in komunikacije;
  • fotografije, video posnetki in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika (npr. objava slik posameznikov na spletni strani VDC Kranj) za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih VDC Kranj;
  • druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti na tajnistvo@vdc-kranj.com ali z redno pošto na naslov VDC Kranj. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

4.5. Obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika

VDC Kranj lahko obdeluje osebne podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v kolikor je to nujno za zaščito njegovih življenjskih interesov. V nujnih primerih lahko VDC Kranj poišče osebni dokument posameznika, preveri ali ta oseba obstaja v njegovi zbirki podatkov, preuči njegovo anamnezo ali naveže stik z njegovimi svojci, za kar VDC Kranj ne potrebuje posameznikove privolitve. Navedeno velja v primeru, ko je to nujno potrebno za zaščito življenjskih interesov posameznika.

5. Hramba in izbris osebnih podatkov

VDC Kranj bo hranil osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor VDC Kranj podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranil za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo za časa sodelovanja z VDC Kranj, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno. Osebne podatke, ki jih VDC Kranj obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, VDC Kranj hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in VDC Kranj do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani VDC Kranj podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 6 let od dneva mirne razrešitve spora. Tiste osebne podatke, ki jih VDC Kranj obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo VDC Kranj hranila do preklica privolitve ali do zahteve do izbrisa podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. VDC Kranj lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izjemoma lahko VDC Kranj zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalni nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov. Po preteku obdobja hrambe mora VDC Kranj osebne podatke učinkovito in trajno izbrisati ali anonimizirati, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

6. Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov

VDC Kranj lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi to zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi VDC Kranj sodeluje so predvsem:

  • ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;
  • zunanji izvajalci zdravstvenih storitev;
  • vzdrževalci infrastrukture (varnostne storitve);
  • vzdrževalci informacijskih sistemov;
  • ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku
  • ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook ipd.).

VDC Kranj za namene boljšega pregleda in nadzora nad pogodbenimi obdelovalci in urejenosti medsebojnega pogodbenega razmerja, vodi tudi seznam pogodbenih obdelovalcev, kjer so navedeni vsi konkretni pogodbeni obdelovalci s katerimi VDC Kranj sodeluje.

VDC Kranj v nobenem primeru ne bo posredoval osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil sodeluje in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

VDC Kranj kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri so čemer razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme organizacija in potrdijo nadzorni organi v EU).

7. Piškotki

Spletna stran VDC Kranj deluje s pomočjo t.i. piškotkov (angl. cookies). Piškotek je datoteka, ki shrani nastavitve spletnih strani. Spletna mesta piškotke shranijo v naprave uporabnikov, s katerimi dostopajo do interneta z namenom prepoznavanja posameznih naprav in nastavitev, ki so jih uporabniki uporabili pri dostopu. Piškotki omogočajo spletnim stranem prepoznavanje, v kolikor je uporabnik že obiskal spletno mesto. Pri naprednih aplikacijah se lahko z njihovo pomočjo ustrezno prilagodijo posamezne nastavitve. Njihovo shranjevanje je pod popolnim nadzorom brskalnika, ki ga uporablja posameznik – ta lahko shranjevanje piškotkov po želji omeji ali popolnoma onemogoči.

Piškotki so temeljnega pomena za zagotavljanje posamezniku prijaznih spletnih storitev. Uporabljajo se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, pomagajo pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta, itd. S pomočjo piškotkov ocenimo učinkovitost zasnove našega spletnega mesta.

Spletna stran VDC Kranj uporablja naslednje piškotke:

wordpress_test_cookie  seja  preveri, ali brskalnik podpira piškotke
wordpress_logged_in  do 14 dni  prijava uporabnika
wordpress_sec  seja  varnost prijave
wordpress settings  1 leto  uporabniške nastavitve
wordpress settings-time  1 leto  čas nastavitve
wpEmojiSettingsSupports  seja  prikaz emoji ikon
elementor  trajno  shranjevanje nastavitev prikaza in delovanja       strani

Piškotke, ki jih je brskalnik shranil, lahko posameznik izbriše (navodila se nahajajo na spletnih straneh posameznega brskalnika).

8. Varovanje podatkov in točnost podatkov

VDC Kranj skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, jih posredujemo v šifrirani obliki in zaščiteni z geslom.

Posameznik je sam odgovoren, da svoje osebne podatke posreduje varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. VDC Kranj se bo trudil, da bodo osebni podatki, ki jih obdeluje, točni in po potrebi ažurirani, občasno se lahko na posameznika obrne za potrditev točnosti osebnih podatkov.

9. Pravice posameznika glede obdelave podatkov

V skladu s Splošno uredbo ima posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:

  • zahteva lahko informacije o tem, ali imamo njegove osebne podatke in, če je tako, katere podatke imamo ter na kakšni podlagi jih imamo in zakaj jih uporabljamo;
  • zahteva lahko dostop do svojih osebnih podatkov, kar mu omogoča, da prejme kopijo osebnih podatkov, ki jih ima VDC Kranj ter preveri, ali jih obdeluje zakonito;
  • zahteva lahko popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov;
  • zahteva lahko izbris svojih osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavlja svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave;
  • ugovarja lahko nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se VDC Kranj sklicuje na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani s posameznikovim posebnim položajem; posameznik ima pravico kadarkoli ugovarjati, če VDC Kranj obdeluje osebne podatke za namene neposrednega trženja;
  • zahteva lahko omejitev obdelave svojih osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov, na primer, če posameznik želi, da VDC Kranj ugotovi točnost ali da se preverijo razlogi za nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov;
  • zahteva lahko prenos svojih osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo;
  • prekliče lahko privolitev oziroma soglasje, ki ga je podal za zbiranje, obdelavo in prenos svojih osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da je umaknil svojo privolitev, bo VDC Kranj prenehal obdelovati osebne podatke za namene, ki jih prvotno sprejel, razen če nima druge zakonite pravne podlage za to, da to stori zakonito.

Če želi posameznik uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, lahko pošlje zahtevek po elektronski pošti na tajnistvo@vdc-kranj.com ali z redno pošto na naslov VDC Kranj. Na zahtevo, ki se nanaša na pravice posameznika, bo VDC Kranj odgovoril brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve. V primeru, da bi se ta rok ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev, podaljšal (za največ dva dodatna meseca), boste o tem obveščeni. Dostop do posameznikovih osebnih podatkov in uveljavljene pravic je za posameznika brezplačno. Vendar pa lahko VDC Kranj zaračuna razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko VDC Kranj zahtevo tudi zavrne. V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bo morebiti moral VDC Kranj od posameznika zahtevati določene informacije, ki mu bodo pomagale pri potrditvi identitete posameznika, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova, oziroma v primeru, da posameznik meni, da so mu pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrne na nadzorni organ, to je Informacijski pooblaščenec na spletni strani: https://www.ip-rs.si/.

Če ima posameznik kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov, se lahko vedno obrne na VDC Kranj preko elektronske pošte na tajnistvo@vdc-kranj.com ali z redno pošto na naš naslov.

10. Objava sprememb

Vsaka sprememba naše Politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na spletni strani: https://vdc-kranj.com/. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.

Politiko varstva osebnih podatkov je sprejela direktorica VDC Kranj, dne 22. 4. 2026.

Mirjana Česen, Direktorica VDC Kranj